Secretarieel en administratief medewerker IoP

Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica – Institute of Physics

Publicatiedatum
12 april 2017
Opleidingsniveau
vwo
Salarisindicatie
€2.131 tot €2.877 bruto per maand, op basis van 38 uur per week
Sluitingsdatum
7 mei 2017
Functieomvang
32 uur per week
Vacaturenummer
17-186

De Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) neemt op haar onderzoeksterreinen internationaal een vooraanstaande plaats in en participeert in een groot aantal samenwerkingsverbanden met universiteiten, onderzoeksinstellingen en het bedrijfsleven. De faculteit telt circa 3.500 studenten en 1.700 medewerkers, verspreid over acht onderzoekinstituten. Een belangrijk deel van het onderzoek wordt extern gefinancierd door (inter)nationale organisaties en het bedrijfsleven. De FNWI biedt elf bachelorsopleidingen en achttien masteropleidingen aan op het gebied van exacte wetenschappen, informatiewetenschappen en levens- en aardwetenschappen.

Sinds september 2010 is de faculteit volledig gehuisvest op Science Park Amsterdam in een modern en aansprekend gebouw. Het Science Park is met de vestiging van de faculteit een van de grootste centra voor academisch onderzoek in Nederland geworden.

Het Institute of Physics (IoP) is één van de grotere onderzoeksinstituten van de faculteit en verenigt het Van der Waals-Zeeman Instituut voor Experimentele Fysica (WZI), het Instituut voor Theoretische Fysica Amsterdam (ITFA) en het Instituut voor Hoge Energie Fysica (IHEF). Bij het IoP werken wetenschappers van over de hele wereld, waardoor een internationaal klimaat heerst. Het grote aantal tijdelijke wetenschappelijke medewerkers (promovendi en postdocs) geeft het IoP een levendige, informele sfeer. Binnen het IoP vormt het bedrijfsbureau de centrale hub, die bestaat uit een team van goed opgeleide en gemotiveerde medewerkers. Ter versterking van dit bedrijfsbureau zoeken wij een secretarieel en administratief medewerker.

Werkzaamheden

De kerntaken zijn:

  • algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden zoals het verstrekken van informatie en het ontvangen van bezoekers;
  • effectief beheren van complexe agenda’s;
  • zelfstandig opstellen van brieven en memo’s;
  • toezien op de voortgang van door anderen genomen besluiten;
  • ondersteuning bij voorbereiding en afhandeling aanstellingen van (m.n. tijdelijk) personeel;
  • regelen van huisvesting, hotelreserveringen en dienstreizen voor medewerkers en gasten;
  • monitoren procedure rondom de promotie van promovendi;
  • onderhouden en beheren van digitale werkarchieven;
  • onderhouden van functionele contacten met interne en externe organisaties;
  • medeverantwoordelijk voor de logistieke planning, voorbereiding en organisatie van grote en kleine bijeenkomsten zoals congressen, workshops, andere evenementen en meetings;
  • effectieve budgetbewaking voor afgebakende projecten en/of evenementen;
  • onderhouden van de website van het instituut;
  • het verzamelen, bewerken en rechercheren van managementinformatie voor het directieteam en onderzoekers in het instituut.

Uw bereidheid zal gevraagd worden om met uw vakantieplanning rekening te houden met de data van workshops en congressen.

Profiel

  • Vwo-niveau,
  • een aantal jaren vergelijkbare werkervaring, bij voorkeur in een academische, internationale werkomgeving;
  • uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift, zowel in het Nederlands als in het Engels;
  • dienstverlenende, proactieve en representatieve instelling: iemand die weet van aanpakken;
  • organisatiesensitiviteit en gevoel voor verhoudingen;
  • zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken;
  • stressbestendig en creatief in improviseren, een echte troubleshooter;
  • accuratesse;
  • aantoonbare affiniteit met ICT en ruime praktijkervaring met de programma's Word, PowerPoint, Outlook, Excel;

Ervaring met het beheren van websites via een contentmanagementsysteem strekt tot aanbeveling.

Inlichtingen

Informatie over de functie is in te winnen bij:

Aanstelling

Aanstelling in tijdelijke dienst geschiedt voor een duur van één jaar. Een verlenging van de aanstelling is niet uitgesloten. De functie is ingedeeld op het niveau van secretaresse 2, hetgeen overeenkomt met salarisschaal 7, minimaal €2.131 tot maximaal €2.877 bruto per maand op basis van volledige werktijd. Inschaling geschiedt op basis van opleiding en/of werkervaring. De CAO Nederlandse Universiteiten is van toepassing.
De Universiteit van Amsterdam biedt een marktconform salaris, vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering van 8,3%, zeer gunstige secundaire arbeidsvoorwaarden en ruime persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden. Het instituut biedt een afwisselende en uitdagende baan in een doelgerichte, informele organisatie, met flexibele werktijden en een informele, collegiale werksfeer.  

Sollicitatie

Solliciteren kan uitsluitend per e-mail via application-science@uva.nl. Vermeldt u dan a.u.b. vacaturenummer 17-186 en de functietitel als onderwerp van uw e-mail. Alle bijlagen (uw cv en motivatiebrief) graag in één pdf-file. Wij verzoeken u in uw sollicitatie expliciet in te gaan op de in het profiel vermelde eigenschappen. Ook vragen wij u 2 tot 3 namen van referenten in uw sollicitatie op te nemen. Zonder vermelding van het vacaturenummer wordt de sollicitatie niet in behandeling genomen. #LI-POST

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam